第1回　理事会　報告書

１． 日　時：平成20年5月18日　15：00

２． 出席者：理事−志邨、園、関根、島田、
　　　　　　　総務−園　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(敬称略)

３． 各理事からの感想

�@ 理事に限らず、新任の役員は町会の組織、各部の役割、町会役員以外の役員及び班長の役割が把握できていないのでは。
    また各部の横の関連や各中央連合との関わり等も含め運営面に於いても早急に掌握したい。
�A 行政からの委託委員を含めた町会組織図、新班割りマップ、各班長名簿作成、各班内世帯数の掌握(未加入世帯も出来る限り把握)も必要。
�B 大所帯における班長の役割りの明確化、年間スケジュールの明示
    ・ 班内世帯数掌握、町会からの情報の浸透、各事業への協力・参加。
    ・ 担当班内会員からの町会に関する問い合わせ対応――班長自身誰に確認してよいのかわからない。
       また諸々対応が多い町会長の負担軽減化を図ると同時に、毎年替わる班長に町会運営に少しでも関心を持ってもらい、
       町会をより知ってもらう様にする。一提案として、班長の上にブロックを作り、ブロック長(各役員が担当)に班長からの
       問い合わせ対応をある程度任せては。
    ・ 毎年入れ替わる班長に対し、引継ぎ事項セットを用意する必要あり。
    ・ 班長会議は必要と思うが、会議のあり方を十分に協議する必要あり――会議内容が不十分であると、以降の出席率下がる可能性大と思われる。
�C 町会組織を筆頭に各部の班割り組織がばらばらである現状は一本化は困難か。
�D 町会への未加入世帯問題に関しては、世帯数掌握後情報収集しながら対策を検討していきたい。(個人情報に配慮)

４． 各種小委員会設置の件

�@ 防災対策小委員会設置：
    ・ 小委員会設置に関しては前回定例会にて立ち上げが決定され、理事にメンバー選任等検討要請される。
    ・ 理事会としては、初期メンバーは防犯・防災部部長、副部長、家庭防災連絡員より代表2名(園さん他)、
       志邨理事、第5分団から1名参加願いたい。
    ・ 防災連絡網、会員への防災に関する情報内容・伝達方法、備蓄問題、備蓄庫購入、鍵管理、
       全般に対する予算(災害予備費、会館積立金等含む)、来年度以降の大枠の計画作り等依頼したい。
�A 会則見直し小委員会の再設置：
    ・ 18年度に設置、会館使用規定等作成、文章化されたが、依然現実の運用面と会則が曖昧、そぐわない箇所があり、
      また会員への会則浸透、HP掲載による種々指摘等予測され、見直しを実施すべきとの意見出る。
      理事を交え小委員会を立ち上げる必要があり。
�B その他
    〔予算関係小委員会設置の必要性？〕：
    ・ 地域振興協力費の減額が予想される中、防災関係予算や各部事業計画と予算のバランス等予算編成関係、
       及び経費項目の見直し等収支関係全般に亘る洗い出し。
    ・ 現在新会計役員において、引継ぎを含め種々の資料を作成中との事、其の後にも検討してみては如何か。

※ 以上各理事からの意見、感想を纏めたが、防災小委員会メンバー推薦及び他の小委員会設置に関しては役員定例会にて
    検討していただきたい。

ここ以下は、HP提供会社のCMです。 東町会とは関連ありませんのでご了承ください。